Brugsvilkår og gæstevilkår

Disse brugsvilkår gælder for loggede brugere af Snilld Transcriber, når du opretter en brugerprofil, uploader materiale, anvender AI-formatering og gemmer indhold i dit bibliotek. Dokumentet fungerer både som tjenestevilkår og som den centrale information om behandling af personoplysninger i selve transcriber-flowet.

1. Hvem aftalen gælder for

Ved at bruge Snilld Transcriber med en oprettet brugerprofil accepterer du disse vilkår. Du bekræfter samtidig, at du handler på egne vegne eller med fornøden fuldmagt fra den virksomhed eller organisation, du uploader materiale for.

2. Tjenestens karakter og AI-transparens

Snilld Transcriber er en AI-baseret tjeneste til transskription, opsummering, formatering og opfølgningschat. Du interagerer med et AI-system, og svar, opsummeringer og andre resultater er maskinelt genererede. Output kan indeholde fejl, udeladelser eller fejltolkninger og må ikke stå alene ved juridiske, personalemæssige, finansielle, sundhedsfaglige eller andre højrisiko-beslutninger. Menneskelig kontrol og faglig validering er derfor påkrævet, før output anvendes i praksis.

3. Roller og kontaktoplysninger

Snilld ApS er dataansvarlig for kontooplysninger, acceptlogning, sikkerhed, support og driftsadministration i tjenesten. For uploadet materiale, transskriptioner, prompts og chatindhold kan Snilld enten være dataansvarlig for selvbetjent brug eller databehandler for den virksomhed, der bruger tjenesten, afhængigt af det konkrete kundeforhold og eventuelle supplerende aftaler. Kontaktoplysninger fremgår af snilld.dk/kontakt.

4. Hvilke oplysninger vi behandler

Vi kan behandle konto- og kontaktoplysninger, virksomhedsoplysninger, uploadet lyd eller video, transskriberet tekst, brugerprompts, opfølgningschat, genererede resultater, valgt retention-periode, tekniske metadata, sikkerhedslogs samt dokumentation for accept af vilkårene.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler oplysninger for at levere tjenesten, oprette og vedligeholde brugerprofil og bibliotek, gennemføre transskription og AI-formatering, logge accept af vilkår, forebygge misbrug, fejlfinde driften og opfylde retlige forpligtelser. Hvor Snilld er dataansvarlig, sker behandlingen typisk med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, for levering af tjenesten, litra f for sikkerhed, dokumentation og driftsforbedring, og litra c hvor behandling er nødvendig for at overholde lovkrav. Hvis du uploader særlige kategorier af personoplysninger eller andet særligt beskyttet materiale, er du ansvarlig for, at der også foreligger et gyldigt grundlag efter GDPR artikel 9 eller anden relevant lovgivning.

6. Fortrolighed, optagelser og brugerens ansvar

Du må kun uploade materiale, som du lovligt må optage, overføre og behandle. Det omfatter også, at du selv skal vurdere regler om fortrolighed, tavshedspligt, ansættelsesforhold, ophavsret og eventuel underretnings- eller samtykkepligt i forbindelse med optagelsen. Upload ikke følsomme personoplysninger, strafbare forhold, helbredsoplysninger, CPR-numre, klientmateriale eller andre fortrolige oplysninger, medmindre du udtrykkeligt har hjemmel og passende sikkerhedsforanstaltninger til det.

7. Underleverandører og overførsler

Snilld anvender underleverandører til hosting, drift, mail og AI-behandling, herunder leverandører af tale-til-tekst og sprogmodeller. De aktuelle flows i denne kodebase anvender blandt andet Groq og i visse flows OpenAI-kompatible eller OpenAI-baserede tjenester. Hvis behandling indebærer overførsel uden for EU/EØS, sker det kun på et lovligt overførselsgrundlag, for eksempel en tilstrækkelighedsafgørelse eller Standard Contractual Clauses suppleret med relevante sikkerhedsforanstaltninger.

8. Opbevaring og sletning

Originale lydfiler og afledte arbejdsfiler slettes løbende efter behandling. Som bruger med en oprettet brugerprofil vælger du selv en retention-periode i trin af 3 måneder for biblioteket. I den valgte periode kan vi gemme transskriptionen, den seneste formaterede version, opfølgningschat og tilhørende metadata i dit bibliotek. Når retention-perioden udløber, slettes eller anonymiseres biblioteksposten automatisk. Du kan også selv slette biblioteksposter før tid. Acceptlogs, sikkerhedslogs og anden nødvendig dokumentation kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at dokumentere aftalegrundlag, håndtere tvister, forebygge misbrug eller overholde lovkrav.

9. Dine rettigheder

Hvis Snilld er dataansvarlig for den konkrete behandling, kan du anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og i relevante tilfælde gøre indsigelse mod behandlingen. Du har også ret til at klage til Datatilsynet. Vi opfordrer dig til at kontakte os først, så vi kan forsøge at løse sagen hurtigt. Se Datatilsynets vejledning om klager på datatilsynet.dk.

10. Ingen automatiserede afgørelser med tilsvarende retsvirkning

Tjenesten er designet som et arbejdsredskab og ikke til at træffe fuldautomatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. Det er brugerens ansvar at sikre, at output ikke anvendes som eneste grundlag i situationer, hvor sådan vurdering kræver menneskelig beslutning, faglig kvalitetssikring eller supplerende dokumentation.

11. Forbudt brug

Tjenesten må ikke bruges til ulovlig overvågning, diskriminerende eller krænkende behandling, omgåelse af tavshedspligt, spam, sikkerhedstest uden tilladelse eller anden anvendelse i strid med GDPR, AI-forordningen, databeskyttelsesloven eller dine kontraktlige forpligtelser over for tredjemand.

12. Ansvar og ændringer

Snilld stiller tjenesten til rådighed som et professionelt AI-værktøj, men garanterer ikke, at output er fejlfrit eller egnet til et bestemt formål uden menneskelig efterprøvning. Vi kan opdatere disse vilkår for at afspejle ændringer i funktionalitet, leverandører eller lovkrav. Ved væsentlige ændringer vil du blive bedt om at acceptere en ny version, før yderligere biblioteksopbevaring kan fortsætte.

Disse gæstevilkår gælder hver gang du starter en transskription uden at være logget ind. Gæsteflowet er lavet som zero-retention, hvilket betyder, at vi ikke opretter et bibliotek for dig og ikke tilbyder email-udsendelse i dette flow.

1. Hvad gæsteflowet bruges til

Gæsteflowet giver dig adgang til en enkeltstående transskription og AI-formatering uden brugerprofil. Du interagerer med et AI-system, og resultatet er maskinelt genereret. Output skal derfor altid gennemlæses og valideres af et menneske før videre brug.

2. Hvad vi midlertidigt behandler

For at levere resultatet behandler vi midlertidigt den uploadede fil, transskriptionen, den valgte prompt og det genererede output. Vi logger også den accepterede vilkårsversion samt begrænsede tekniske oplysninger, som er nødvendige for sikkerhed, dokumentation og fejlfinding.

3. Zero-retention og sletning

Gæstejobs gemmes ikke i et personligt bibliotek. Originale lydfiler og arbejdsfiler slettes løbende efter behandling. Når resultatet er afleveret til din browser, slettes gæstejobbet fra jobtabellen. Vi opbevarer dog fortsat den nødvendige dokumentation for accept og teknisk drift, i det omfang det er nødvendigt for sikkerhed, misbrugsforebyggelse eller retlige krav.

4. Ingen email og ingen konto

I gæsteflowet er email-funktionen slået fra, og der oprettes ikke en brugerprofil automatisk. Ønsker du bibliotek, retention, senere sletning fra brugerfladen eller adgang til flere funktioner, skal du logge ind eller oprette en profil og acceptere medlemsvilkårene.

5. Dit ansvar ved upload

Du må kun uploade materiale, som du lovligt må optage, overføre og behandle. Upload ikke følsomme personoplysninger, fortrolige dokumenter eller andet særligt beskyttet materiale uden klar hjemmel og passende sikkerhedsforanstaltninger. Du er også ansvarlig for, at selve optagelsen og delingen er lovlig.

6. Behandlingsgrundlag og underleverandører

Hvor Snilld er dataansvarlig i gæsteflowet, sker behandlingen for at opfylde din konkrete anmodning om en transskription og for at beskytte tjenesten mod misbrug og driftsfejl. Snilld anvender underleverandører til drift og AI-behandling, herunder leverandører af tale-til-tekst og sprogmodeller. Eventuelle overførsler uden for EU/EØS sker kun på et lovligt overførselsgrundlag.

7. Rettigheder og kontakt

Hvis Snilld er dataansvarlig for den konkrete behandling, kan du kontakte os om indsigt, sletning eller andre rettigheder i det omfang, lovgivningen giver dig ret til det. Kontaktoplysninger fremgår af snilld.dk/kontakt. Du kan også klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk.